Verbale assemblea associativa 2019

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Defrel
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Verbale assemblea associativa 2019

Messaggio da Defrel » mercoledì 13 febbraio 2019, 16:24

L'anno Duemiladiciannove, il giorno dieci del mese di febbraio a Vaiano in provincia di Prato presso la "cascina Nenci" di via Coldilupo si riunisce la nona assemblea dei soci con presenti Balocchi, Corti, Roghi, Madioni, Magistrelli, Manconi, Alessi, Borsatti, Bernardi, Cavallini, Dalla Via, Giolitti, Degl'Innocenti, Troina, Benci, Graziani, Rassu, Ghiandelli, D'Urso, Fabbri, Lenzi, Mattonai, Mosetti, Trinchera, Pappalardo, Ricci, Pucci, Cecinati, Potenza (arrivato alle ore 12 e 19), Bolognesi (arrivata alle ore 12 e 25).
Il presidente apre l'assemblea in seconda convocazione alle 10 e 30, questo è dovuto non alla presenza dei numeri legali per aprire l'assemblea, quanto per dar modo a tutti gli associati di arrivare al luogo dell'incontro.

L'ordine del giorno è il seguente:

1. Resoconto delle attività associative dell'anno 2018;
2. Aggiornamenti all'organigramma associativo;
3. Situazione cassa;
4. Situazione sede associativa;
5. Discussione su case da adibire ad attività associative;
6. Tesseramento 2019 e adeguamento al GDPR;
7. Presentazione calendario eventi 2019;
8. Aggiornamento modalità di iscrizione agli eventi live;
9. Varie ed eventuali.

1. Nell'anno 2018 Clavisomni ha realizzato due eventi live ambedue di tre giorni e ambedue facenti parte della campagna cominciata nel 2017. L'associazione ha inoltre partecipato alla "Festa dell'Unicorno" di Vinci (FI) dove ha vinto il secondo premio del concorso "Miglior allestimento". Oltre alla partecipazione a Vinci, Clavisomni ha preso parte all'edizione 2018 della manifestazione "Il Richiamo di Lovecraft" presso la foresteria di Villa Demidoff a Pratolino, in comune di Vaglia, provincia di Firenze. In questo secondo contesto, Clavisomni ha allestito un'attrazione "escape room" e realizzato un set fotografico aperto ai partecipanti della manifestazione.

2. Viene presentato ai soci l'organico proposto dai Custodi che vede Corti Giulia al secondo mandato nella carica di Presidente, Roghi Paolo al terzo mandato nella carica di Tesoriere e Balocchi Michele alla carica di segretario. Completano il consiglio direttivo i soci Troina Giuseppe e Magnelli Andrea nel rinnovo delle loro cariche di consigliere. L'assemblea accetta il nuovo direttivo.
Viene annunciato l'ingresso di Graziani Marco all'interno del corpo Custodi e l'abbandono del medesimo gruppo di Miniati Chiara.

3. Il Tesoriere Roghi presenta all'assemblea la situazione della cassa, in attivo, nonostante le molte spese sostenute dall'associazione per l'anno appena trascorso.

4. Viene reso noto ai soci l'abbandono entro un anno del gruppo di rievocazione "Terre di Prato" dal fondo di Via Saccenti, comunicato perfettamente entro i tempi legali previsti dal contratto. Tale abbandono comporta una decisione da intraprendere nell'ambito della sede associativa: il fondo di via Dino Saccenti, oltre a costituire la sede legale di Clavisomni è anche il laboratorio utilizzato per la preparazione degli eventi e manifestazioni. I Custodi comunicano pertanto i seguenti "punti critici":

- il rimanere in via Saccenti senza Terre di Prato comporterebbe un significativo aumento della quota d'affitto per il fondo;
- mancanza di un'associazione e/o soggetto privato con cui condividere il fondo.

Viene comunicata ai soci la volontà di trasferire l'associazione in una nuova sede e di affrontare il trasloco negli ultimi giorni della primavera dell'anno in corso. Si vuole fare in modo che il trasloco non sia impattante con il prossimo evento live previsto dal calendario e, soprattutto, si vuole arrivare ad una situazione tale da poter essere gli unici occupanti di un fondo, al fine di evitare di incorrere in situazioni di co-affitto e logiche di convivenza derivate.
Un'alternativa possibile è stata identificata in un magazzino sito in località Iolo, in provincia di Prato, di cui è in corso la valutazione di compatibilità con le esigenze dell'associazione.

5. Viene reso noto ai soci la situazione ardimentosa inerente l'affitto di spazi quali case scout da utilizzare per l'allestimento di eventi live. Non è attualmente possibile trovare un'ente che affitta una casa per meno di 15€ a notte o equivalenti 10€ per giorno, senza prevedere in tale quota le spese da sostenere in fatto di utenze. Viene pertanto comunicato ai soci che selezioneremo quelle che saranno le associazioni che gestiscono le case con prezzi più confortevoli per l'associazione, al fine di evitare spese eccessive e garantire con tali enti un rapporto di collaborazione e fiducia più solido e duraturo.

6. A seguito dell'entrata in vigore del GDPR, ogni anno verranno fatte firmare ai soci in vista del tesseramento due moduli:

- prospetto di adesione all'associazione;
- informativa sulla privacy GDPR.

Seguirà un terzo modulo di liberatoria da firmare per ogni socio in sede di primo degli eventi live previsti nell'anno corrente.

7. Il calendario eventi 2019 presenta due eventi live previsti per 6 giorni dell'anno, rispettivamente:

- 17, 18 e 19 maggio 2019;
- 6, 7 e 8 dicembre 2019

in loco da definire. La località verrà comunicata per mezzo dei consueti canali associativi (i.e. Forum).
Eventuali ulteriori eventi di gioco di ruolo dal vivo saranno esclusivi ed accessibili unicamente su invito, si comunicherà data e loco di tali eventi straordinari ai soci interessati ed esclusivamente a loro.

Viene inoltre comunicata la partecipazione dell'associazione Clavisomni alla manifestazione "Firenze Fantasy" organizzata presso la Fortezza da Basso a Firenze (FI) per i giorni 15-16 e 17 marzo. L'associazione presenzierà all'evento ripetendo l'insieme di attrazioni già proposte al Richiamo di Lovecraft: un'escape room e un fotoset, al quale si aggiungerà l'ordinario stand associativo.
Viene inoltre resa nota la partecipazione dell'associazione alla nuova edizione della "Festa dell'Unicorno" prevista per il 26, 27 e 28 luglio 2019 e al "RIchiamo di Lovecraft".

Altri eventi evenutali verranno comunicati in canali appositi.
A titolo di postilla, viene ricordato ai soci che la possibilità di compiere azioni infralive quali scambi epistolari, investigazioni o ancora organizzazioni di micro eventi viene proibita fino a nuovo ordine.

8. Ulteriore comunicazione riguarda la modalità di iscrizione degli eventi live: a causa dell'avanzato stato in cui si trova la campagna, i custodi rendono noto che le iscrizioni agli eventi live successivi seguiranno la seguente modalità:

- in anticipo e fino ad esaurimento posti: per i partecipanti il cui loro personaggio, denominato "Investigatore" è in vita e ha già partecipato ad almeno uno degli eventi precedenti. Il partecipante sarà da ritenersi iscritto unicamente all'invio della mail di partecipazione e al versamento della quota d'iscrizione. Priva di una delle due componenti, l'iscrizione non sarà ritenuta valida.

- in seconda mandata, qualora siano rimasti posti liberi per l'evento: viene concessa l'iscrizione anche a nuovi Investigatori, indipendentemente dal fatto che i loro giocatori siano nuovi o vecchi.

9. Viene dato spazio alle richieste e alle proposte dei soci:
il socio Andrea D'Urso propone la disabilitazione dei commenti nella diffusione dei thread del forum su spazi social (e.g. Facebook) al momento di condivisione di comunicazioni associative ufficiali o che rimandino la discussione direttamente nel forum;

Viene richiesta da più soci la possibilità di fumare fuori dalla casa live o in spazi appositi, così da evitare ai non fumatori i fastidi del fumo. Nella medesima sede viene chiesto di nascondere al meglio dispositivi per il fumo elettronici;

Viene segnalata in questa sede la necessità del socio Riccardo Nenci di avere una figura di aiuto per la gestione della cambusa durante i tempi degli eventi live.

Non essendovi altro da deliberare, alle ore 13 e 15 il presidente scioglie l'assemblea.
Letto, firmato e sottoscritto.
"Dio è morto, Marx è morto e io non mi sento tanto bene..." - Woody Allen

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